1. Identificación del Responsable y Alcance
Wally Bot (desarrollado y operado por Mappgic como empresa matriz y sombrilla tecnológica, con domicilio en Colombia, sitio corporativo https://mappgic.com/ y sitio web del servicio https://wally-bot.com) es una plataforma tecnológica Software-as-a-Service (SaaS) de agendamiento inteligente con Inteligencia Artificial, gestión de citas y atención automatizada a través de WhatsApp Business Cloud API y Google Calendar para clínicas odontológicas, consultorios médicos, barberías, spas, centros estéticos y restaurantes.
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia), el RGPD (GDPR) y las Políticas de Plataforma de Meta Platforms, Inc. y Google LLC, informamos a los comercios suscriptores ("Negocios Afiliados") y a los usuarios finales ("Clientes" o "Pacientes") cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos su información personal.
2. Información que Recopilamos
Cuando un Usuario Final interactúa con un número de WhatsApp conectado a Wally Bot o utiliza el enlace público de reserva (/b), recopilamos únicamente los datos estrictamente necesarios para gestionar su cita o reserva:
- Datos de Identificación y Contacto: Número de teléfono móvil (WhatsApp ID /
wa_id) y nombre público del perfil de WhatsApp proporcionado por la API oficial de Meta. - Datos de la Cita o Reserva: Servicio solicitado, profesional o recurso elegido, fecha y hora de la cita, e historial de citas agendadas o canceladas en el establecimiento.
- Contenido Conversacional: Mensajes de texto, respuestas a botones interactivos y notas de voz enviadas voluntariamente por el usuario al asistente virtual con el único propósito de interpretar su solicitud de agendamiento mediante inteligencia artificial.
- Datos de Negocios Afiliados: Nombre comercial, horario de atención, catálogo de servicios, lista de profesionales e identificador del calendario de Google Calendar autorizado para la sincronización de disponibilidad.
3. Finalidad del Tratamiento de los Datos
Los datos personales tratados a través de Wally Bot se utilizan exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Consultar disponibilidad en tiempo real y registrar, reprogramar o cancelar citas en la agenda del Negocio Afiliado.
- Enviar confirmaciones inmediatas de reserva y recordatorios transaccionales Anti No-Shows por WhatsApp antes de la cita programada.
- Permitir al profesional o comercio visualizar su agenda diaria y el historial operativo de atención del cliente dentro del portal administrativo seguro (
/admin). - Prevenir duplicidad de mensajes, garantizar la seguridad criptográfica del servicio y mejorar la precisión de comprensión del lenguaje natural.
Compromiso de No Comercialización: Wally Bot y Mappgic NUNCA venden, alquilan ni comparten bases de datos de teléfonos ni conversaciones de pacientes o clientes con terceros para fines publicitarios o de spam. Cada base de clientes pertenece exclusivamente al Negocio Afiliado donde el usuario solicitó su cita.
4. Integración con Meta WhatsApp Cloud API y Google Calendar API
4.1. Uso de Meta WhatsApp Business Cloud API
El envío y recepción de mensajes se realiza mediante la infraestructura oficial de Meta Platforms, Inc. (Graph API) bajo cifrado en tránsito (TLS/HTTPS) y verificación de firma criptográfica HMAC-SHA256. No almacenamos credenciales bancarias ni contraseñas personales de los usuarios de WhatsApp.
4.2. Uso de Google Calendar API (Limited Use Disclosure)
El uso y la transferencia que hace Wally Bot de la información recibida de las API de Google a cualquier otra aplicación se adhieren estrictamente a la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). Wally Bot solo consulta bloques de disponibilidad y crea/modifica los eventos correspondientes a las citas solicitadas por los clientes del negocio.
5. Seguridad de la Información y Conservación
Toda la información se almacena en servidores seguros en la nube de Google Cloud Platform / Firebase (región us-central1) con controles estrictos de autenticación, aislamiento multi-inquilino (Multi-Tenant), limitación de tasa de peticiones (Rate Limiting) y cifrado en reposo y en tránsito. Los datos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad del servicio de agendamiento o hasta que el titular solicite su supresión.
6. Derechos de los Titulares (Habeas Data)
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Negocio Afiliado o frente a Wally Bot como encargado del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada y conocer el uso que se le ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión inmediata de sus datos y el cese de recordatorios por WhatsApp en cualquier momento.